การปรับปรุงหลายระดับ: ลดความซับซ้อนของรายงานการหดตัว

ในการค้าปลีก มีความคาดหวังว่าสินค้าคงคลังบางส่วนจะหายไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้โดยที่ไม่เคยขายให้กับลูกค้า คำศัพท์สำหรับสิ่งนี้คือ “การหดตัว” และรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น การขโมยของในร้าน การโจรกรรมของพนักงาน และปัญหาการควบคุมสินค้าคงคลังต่างๆ

บางแห่งระหว่าง 1–2% ของสินค้าคงคลังค้าปลีกมีแนวโน้มที่จะสูญเสียเนื่องจากการหดตัวแม้ว่าผู้ค้าปลีกจะพยายามอย่างขยันขันแข็งเพื่อรักษาตัวเลขนั้นให้ต่ำที่สุด การติดตามค่าการหดตัวใกล้เคียงกับเรียลไทม์มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ช่วยให้ผู้จัดการและเจ้าของเข้าใจว่าความพยายามบรรเทาผลกระทบใดที่พิสูจน์ได้ว่ามีประสิทธิภาพ และมีข้อกังวลใหม่หรือไม่

เมื่อเร็ว ๆ นี้ ฉันสามารถทำงานร่วมกับผู้ค้าปลีกระดับประเทศเพื่อปรับปรุงความสามารถในการอ่านและผลกระทบด้านภาพของรายงานการหดตัวรายสัปดาห์ของพวกเขา ภายในองค์กร รายงานเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นในหลายมิติ เพื่อให้ผู้จัดการสามารถดูข้อมูลปัจจุบันและในอดีตในระดับต่างๆ ของรายละเอียดทางภูมิศาสตร์ (ระดับประเทศ ภูมิภาค รัฐ และร้านค้า) ตลอดจนแยกตามสาเหตุ (การขโมยของในร้าน ภายใน การควบคุมสินค้าคงคลัง และโดยรวม)

ตัวอย่างเช่น นี่คือสิ่งที่รายงานรายสัปดาห์เกี่ยวกับการหดตัวโดยรวมของร้านค้าในมหาสมุทรแอตแลนติกทั้งหมดของผู้ค้าปลีกมีลักษณะดังนี้:

ชุดข้อมูลสามชุดแสดงการหดตัวรายสัปดาห์ที่สถานที่กลางมหาสมุทรแอตแลนติก

มีโอกาสที่จะปรับปรุงภาพนี้ แต่ฉันขอขอบคุณที่กราฟมีชื่ออย่างเหมาะสม คำอธิบายนั้นชัดเจนและค้นหาได้ง่าย และจุดข้อมูลล่าสุดเป็นเพียงจุดเดียวที่มีป้ายกำกับ ด้วยตัวของมันเอง มันเป็นมุมมองที่ยอมรับได้ของข้อมูล แม้ว่าจะเป็นสิ่งที่สามารถเสริมความแข็งแกร่งได้

อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาภาพนี้ในบริบทที่กว้างขึ้น ความจำเป็นในการปรับปรุงความชัดเจนของกราฟนี้จะชัดเจนขึ้น

แผนภูมิเหล่านี้สร้างขึ้นในหลายระดับของรายละเอียดทางภูมิศาสตร์และตามหัวข้อ แต่ละรายการจะถูกแชร์เป็นส่วนหนึ่งของ รายงานขนาดใหญ่ฉบับหนึ่ง โดยแทบไม่มีการเปลี่ยนแปลงทางสายตาจากภูมิภาคหนึ่งไปอีกภูมิภาค ระดับหนึ่งไปอีกระดับ หรือสัปดาห์ต่อสัปดาห์:

สองหน้าจากรายงานการย่อขนาด โดยที่แผนภูมิเส้น 20 เส้นจะมีลักษณะคล้ายกันมาก

นี่เป็นเพียงหนึ่งสแนปชอตของรายงานที่เรียกใช้หน้าหลายสิบหน้า รวมถึงภาพจริงหลายร้อยภาพ ซึ่งทำซ้ำโดยมีการเปลี่ยนแปลงส่วนเพิ่มทุกสัปดาห์

ทุกกราฟบนหน้าให้ความรู้สึกเหมือนกันเกือบและมีน้ำหนักภาพที่เท่ากัน เมื่อข้อมูลถูกนำเสนอในลักษณะนี้ แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่ผู้อ่านจะเห็นแนวโน้มที่ยิ่งใหญ่กว่านี้ สแกนหาค่าผิดปกติที่สำคัญ หรือรู้ว่าควรให้ความสนใจที่ใด

เป็นเรื่องยากที่จะเพ่งความสนใจไปที่มุมมองเดียวนานกว่าหนึ่งหรือสองวินาที (ฉันจะตะลึงถ้ามีใครสามารถบอกได้อย่างรวดเร็วว่าจาก 20 กราฟในรูปแบบสองหน้านี้ สี่รายการปรากฏขึ้นสองครั้ง—และแต่ละอันมีชื่อชัดเจนและสม่ำเสมอ)

จากบริบทนี้ จึงเป็นที่ชัดเจนว่ามีโอกาสที่แตกต่างกันสองประการในการทำให้รายงานนี้มีความเข้มแข็ง

  • ลดความซับซ้อนของโครงสร้างพื้นฐาน ของกราฟรายงานการหดตัวมาตรฐานโดยไม่คำนึงถึงระดับรายละเอียด และทำให้ผู้ดูดูสถานะรายสัปดาห์ปัจจุบันและแนวโน้มที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น

  • แนะนำรายงานโดยรวมที่ได้รับการปรับปรุง ซึ่งเพิ่มช่วงพักและจุดอ้างอิงสำหรับบุคคลที่อ่านรายงานที่ใหญ่กว่า และทำให้แน่ใจว่ามีทั้งความสอดคล้องกันในเค้าโครงโดยรวม ตลอดจนตัวชี้นำภาพที่สร้างความแตกต่างในระดับต่างๆ ของรายละเอียด

การสร้างกราฟใหม่

มาทบทวนกราฟการหดตัวโดยรวมของสถานที่ตั้งตอนกลางมหาสมุทรแอตแลนติกทั้งหมด:

ฉันเริ่มต้นด้วยการทำให้ โครงร่างกราฟ ง่ายขึ้น —ทุกอย่างที่สนับสนุนข้อมูล แต่ไม่ใช่ตัวข้อมูลเอง สำหรับภาพนี้ ซึ่งรวมถึงเส้นขอบ เส้นตาราง แกน คำอธิบาย และชื่อเรื่อง

  • พรมแดน | กราฟนี้เหมือนกับกราฟเกือบทั้งหมด ไม่จำเป็นต้องมีเส้นขอบที่กำหนดไว้ ดวงตาของเราสามารถบอกได้อย่างง่ายดายว่ากราฟเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด และเส้นขอบก็เพิ่มความยุ่งเหยิงทางสายตา

  • เส้นตาราง | ในกรณีส่วนใหญ่ เส้นตารางให้ประโยชน์เพียงเล็กน้อยเพื่อ แลกกับระดับของการรบกวนทางสายตาที่เกิดขึ้น ฉันเดาว่าฉันลบเส้นตารางออกจากกราฟ 99% ของเวลาทั้งหมด เนื่องจากฉันต้องการนำเสนอชุดข้อมูลโดยปราศจากสิ่งรบกวน

  • ขวาน | ฉันเพิ่มชื่อแกนและทำให้เส้นสีดำจางลงเป็นสีเทาที่ไม่รุนแรง ทั้งบนแกน y แนวตั้งและแกน x แนวนอน แกน y ไม่จำเป็นต้องไปที่ศูนย์ เนื่องจากเรากำลังแสดงเส้นแทนที่จะเป็นแท่ง แต่สเกลนั้นใกล้ศูนย์มากจนทำให้รู้สึกผิดที่จะหยุดที่ 0.5% บนแกนนอน ฉันลบป้ายกำกับ “WK” ซ้ำแล้วซ้ำอีก และหมุนข้อความเพื่อให้อ่านตัวเลขในแต่ละสัปดาห์ได้ง่ายขึ้น

  • ตำนาน | ฉันเก็บคำอธิบายไว้ด้านบนสุด แต่รวมไว้กับชื่อกราฟโดยเจตนามากขึ้น

  • ชื่อเรื่อง | การย้ายหัวเรื่องให้ชิดซ้าย และเขียนเป็นประโยค ช่วยให้ผู้อ่านสแกนได้อย่างรวดเร็ว การจัดตำแหน่งยังให้กรอบที่ดีรอบๆ กราฟโดยไม่ต้องพึ่งการวาดเส้นขอบจริง

การล้างเส้นขอบ เส้นตาราง แกน ชื่อ และคำอธิบายของกราฟต้นฉบับจะทำให้มี "โครงกระดูก" ที่แข็งแกร่งขึ้น

ขั้นตอนแรกของการแปลงคือการทำความสะอาด “โครงกระดูก” ของกราฟ ซึ่งเป็นโครงสร้างทั้งหมดในภาพที่ช่วยให้มองเห็นข้อมูลได้ชัดเจนและเข้าใจได้ง่าย

ขั้นตอนต่อไปคือการจัดการกับองค์ประกอบที่ทำให้เสียสมาธิในชุดข้อมูลด้วยตัวมันเอง

  • ตัวทำเครื่องหมายข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นที่ชัดเจน ฉันมักจะคิดว่าพวกเขาเป็น กราฟที่เทียบเท่ากับข้อความตัวหนา เครื่องหมายเป็นวิธีที่ดีในการเน้นจุดสำคัญในภาพ แต่การใช้หลายจุดพร้อมกันจะบ่อนทำลายความพยายามทั้งหมดด้วยการทำให้ดูเหมือนว่าทุกอย่างมีความสำคัญเท่าเทียมกัน เนื่องจากรายงานนี้เป็นรายงานประจำสัปดาห์ จึงเห็นได้ชัดว่าควรเน้นจุดข้อมูลใหม่ในปัจจุบัน นอกจากนี้ การเปรียบเทียบแบบปีต่อปีและแบบปีต่อปีก็สามารถทำได้ง่ายขึ้นหากมีการทำเครื่องหมายจุดเหล่านั้นด้วย สุดท้าย ฉันสร้างเครื่องหมายข้อมูลแต่ละตัวเป็นวงกลม การมีเครื่องหมายที่ไม่ซ้ำกันในแต่ละปีดูเหมือนไม่จำเป็น

  • ในทำนองเดียวกัน ฉันเลือกที่จะรวม ป้ายข้อมูล สำหรับสามจุดที่ทำเครื่องหมายไว้ (สัปดาห์ปัจจุบัน YoY และ Yo2Y) แต่ทำให้ค่าปัจจุบันใหญ่ขึ้นและอ่านง่ายขึ้นมาก ฉันยังใช้ความคล้ายคลึงของสีเพื่อให้ง่ายต่อการทราบว่าป้ายกำกับใดใช้กับจุดข้อมูลใด

  • สี ในชุดข้อมูลก็ขึ้นอยู่กับการพิจารณาด้วย โดยปกติ ฉันต้องการให้ทุกบรรทัดเป็นสีเทา ยกเว้นปีปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม เนื่องจากทราบว่ามีแนวโน้มที่จะพิมพ์ทับมากเกินไปในรายงานที่สร้างโดยอัตโนมัติเหล่านี้ (ซึ่งเส้นปี 2020 และ 2021 อาจแยกความแตกต่างได้ยากหากทั้งคู่เป็นสีเทา) ฉันจึงตัดสินใจเพียงแค่จางสีเหล่านั้นเพื่อให้ปี 2022 สีได้รับความสนใจมากที่สุด

การใช้ตัวทำเครื่องหมายข้อมูล ป้ายกำกับ และสีเพียงเล็กน้อยจะช่วยให้ข้อมูลล่าสุดและที่เกี่ยวข้องมีความโดดเด่นในกราฟนี้

ด้วยการใช้ตัวทำเครื่องหมายข้อมูล ป้ายชื่อข้อมูล และสีอย่างประหยัดและรอบคอบ เราสามารถเน้นข้อมูลที่จะมีความสำคัญและเกี่ยวข้องกับผู้อ่านมากที่สุด ในขณะที่ยังให้สัญญาณภาพที่จะชี้ให้เห็นการเปรียบเทียบที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนสุดท้ายสำหรับกราฟนี้คือการเพิ่มบริบทเพิ่มเติม

  • บริษัทได้กำหนด เป้าหมายทั้งองค์กรที่ หดตัว 1.25% หรือน้อยกว่าจากสาเหตุทั้งหมด (0.75% จากการขโมยของในร้าน 0.25% จากการขโมยของพนักงาน และ 0.25% จากการควบคุมสินค้าคงคลัง) ฉันตัดสินใจที่จะเห็นภาพเป้าหมายนั้นในพื้นที่พล็อตของกราฟเอง

  • เพื่อแสดงให้เห็นว่ากราฟเหล่านี้สามารถนำมาใช้ในการนำเสนอที่เฉพาะเจาะจงได้อย่างไร แทนที่จะเป็นในรายงานประจำสัปดาห์ ฉันได้สร้างเวอร์ชันที่ใช้ คำอธิบายประกอบเพิ่มเติม เพื่อเน้นย้ำประเด็นที่ต้องการโดยเฉพาะ

การเพิ่มบรรทัดอ้างอิงและประเด็นสำคัญในข้อความช่วยให้ผู้ดูเข้าใจข้อมูลในบริบท

การเพิ่มประเด็นสำคัญในข้อความเหนือกราฟ บวกกับเส้นอ้างอิงในมุมมองเอง ทำให้มีแนวโน้มมากขึ้นที่ผู้อ่านจะเข้าใจทั้งข้อมูลที่นำเสนอและสิ่งที่อาจแนะนำในอนาคต

เมื่อปรับโครงสร้างกราฟแล้ว ฉันสามารถมุ่งเน้นที่การทำให้รายงานฉบับสมบูรณ์เข้าใจง่ายขึ้น

การสร้างรายงานใหม่

โปรดทราบว่านี่คือรูปลักษณ์ดั้งเดิมของรายงาน:

นี่เป็นเพียงหนึ่งสแนปชอตของรายงานที่แสดงหน้าหลายสิบหน้า รวมถึงภาพจริงหลายร้อยภาพ ซึ่งทำซ้ำโดยมีการเปลี่ยนแปลงส่วนเพิ่มทุกสัปดาห์

ตัวอย่างมุมมองสองหน้าของรายงานการหดตัวรายสัปดาห์ที่ยาวกว่ามาก

ไม่ว่าคุณจะกำลังสร้างชุดสไลด์ แดชบอร์ด หรือรายงาน สิ่งสำคัญคือต้องจัดระเบียบเอกสารให้ สอดคล้องกัน สแกนได้ และ มีความหมายตามหัวข้อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นการสื่อสารที่อัปเดตเป็นประจำซึ่งผู้คนจะบริโภคซ้ำแล้วซ้ำเล่า .

แม้ว่าฉันจะไม่สามารถออกแบบรายงานใหม่ทั้งหมดได้ แต่ฉันสามารถเสนอตัวอย่างการปรับปรุง และแนะนำข้อควรพิจารณาเฉพาะบางประการแก่ผู้ค้าปลีกหากพวกเขาต้องการทำโครงการนั้นแยกกัน::

  • สร้างลำดับชั้นภาพ ฉันต้องการแสดงให้ผู้ที่สแกนหน้าเข้าใจอย่างชัดเจนว่าส่วนหัวของส่วนคืออะไร ส่วนหัวของส่วนย่อยคืออะไร และหากกราฟอยู่ที่ระดับรายละเอียดแบบรวมหรือละเอียดมากขึ้น วิธีนี้ทำให้ผู้คนสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้นในเชิงลึกเฉพาะเจาะจงที่พวกเขาสนใจ ด้วยเหตุนี้ ฉันจึงเสนอให้แต่ละหน้าเริ่มต้นด้วยส่วนหัวที่อธิบายพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ที่เฉพาะเจาะจงและระดับที่กราฟที่ตามมาแสดง

  • มีความสอดคล้องกันในกราฟต่างๆ มากที่สุด แม้ว่าภาพจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกสัปดาห์ แต่ฉันรู้สึกว่าเป็นสิ่งสำคัญที่ภายในกราฟแต่ละประเภท (การหดตัวจากสาเหตุทั้งหมด การขโมยของตามร้าน ภายใน การควบคุมสินค้าคงคลัง) แกน y จะมีมาตราส่วนเท่ากัน โดยไม่คำนึงถึงระดับทางภูมิศาสตร์ ของรายละเอียด ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการเปรียบเทียบระหว่างร้านค้า รัฐ ภูมิภาค หรือโดยรวม อีกทางเลือกหนึ่งคือการมีมาตราส่วนสำหรับแต่ละกราฟที่กำหนดโดยอัตโนมัติโดยข้อมูลของสัปดาห์นั้น และความไม่สอดคล้องกันเล็กน้อยนั้นจะเพิ่มภาระด้านความรู้ความเข้าใจให้กับผู้อ่านเพียงเล็กน้อยเกินความจำเป็น

  • ทำซ้ำเค้าโครงและการวางตำแหน่งข้ามหน้า ตามหลักการแล้ว สิ่งแรกที่คนจะเห็นในหน้าเดียวคือส่วนหัว ซึ่งระบุภูมิภาคอย่างชัดเจน จากนั้น ภาพรวม/สถิติสรุปสำหรับภูมิภาคนั้นจะตามมาที่ด้านซ้ายบน ถัดไป ด้านล่างสถิติเหล่านั้น จะเป็นกราฟ “ทุกสาเหตุ” (ซึ่งจะใหญ่กว่ากราฟอื่นๆ) และสุดท้าย กราฟย่อยที่มีขนาดเล็กลงและจัดชิดด้านขวาของหน้า ช่องว่างใดๆ ใต้กราฟเหล่านี้สามารถใช้สำหรับข้อมูลเชิงลึก คำแนะนำ หรือกราฟเพิ่มเติมอื่นๆ

เมื่อเปรียบเทียบกับโครงสร้างเอกสารที่มีอยู่ การทำเช่นนี้จะเพิ่มช่องว่าง การแบ่งภาพ และโครงสร้างเฉพาะเรื่อง ซึ่งจะทำให้ผู้ที่อ่านรายงานสามารถค้นหาและใช้กราฟที่น่าสนใจได้ง่ายขึ้น

เลย์เอาต์ที่แนะนำสำหรับรายงานโดยรวมใช้ประโยชน์จากความสม่ำเสมอ ความสามารถในการสแกน และการจัดระเบียบเฉพาะเรื่องเพื่อให้ผู้อ่านทุกคนเข้าใจเอกสารได้ง่ายขึ้น

ในการออกแบบรายงานตัวอย่างใหม่นี้ การแบ่งระหว่างระดับของรายละเอียดมีความชัดเจน มีทั้งรูปแบบและความสอดคล้องเพื่อช่วยให้มุมมองอยู่ในกราฟ หน้า และในหลาย ๆ หน้า มีพื้นที่สีขาวมากขึ้นเพื่อให้อ่านง่าย และมีลำดับชั้นที่ชัดเจนเพื่อให้สแกนเอกสารทั้งหมดได้มากขึ้น


การเสริมสร้างความเข้มแข็งในการสื่อสารสามารถเกิดขึ้นได้หลายระดับ ขึ้นอยู่กับความต้องการ ความพร้อมใช้งานของคุณ และการใช้งานผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายตามวัตถุประสงค์ คุณอาจพบว่าตัวเองกำลังจดจ่ออยู่กับรายละเอียดเล็กๆ ในภาพเดียว โครงสร้างโดยรวมของเอกสารขนาดใหญ่กว่า หรือทั้งสองอย่างเพียงเล็กน้อย

ข่าวดีก็คือข้อควรพิจารณาหลายประการสำหรับการปรับปรุงการสื่อสารในระดับยุทธวิธี…

มุมมองก่อนและหลังของแผนภูมิเส้นที่ออกแบบใหม่ซึ่งแสดงอัตราการหดตัวรายสัปดาห์

…ยังนำไปใช้ในระดับกลยุทธ์

การปรับปรุงก่อนและหลังของรายงานหลายหน้าที่แสดงอัตราการหดตัวรายสัปดาห์

หากคุณสนุกกับการแปลงโฉมนี้ เราขอแนะนำให้คุณดู คอลเลกชันคำแนะนำแบบอื่นๆ ในบล็อกของเรา ซึ่งเราได้พัฒนาขึ้นจากงานของลูกค้าในโลกแห่งความเป็นจริง หากวิดีโอมีความเร็วมากกว่า คุณอาจต้องการสำรวจการ แปลงกราฟแบบสด ที่เรารวบรวมไว้บน ช่อง YouTube ของเรา

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น