ดำเนินการประชุมทีมอย่างมีประสิทธิภาพ (อภิปรายเป็นลายลักษณ์อักษร)

หมายเหตุสำหรับสมาชิกใหม่: โพสต์นี้เป็นส่วนหนึ่งของชุดข้อมูลในบันทึกย่อของฉันเกี่ยวกับการจัดการผลิตภัณฑ์เทคโนโลยี (นี่คือสิ่งที่ฉันทำเพื่อหาเลี้ยงชีพ) คุณอาจสังเกตเห็นว่าโพสต์เหล่านี้มักจะลิงก์ไปยังโพสต์เก่าในซีรีส์บน LinkedIn แม้ว่าจะมีเนื้อหาทั้งหมดอยู่ในบล็อกนี้ มีไว้สำหรับผู้ที่ต้องการติดตามโพสต์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการผลิตภัณฑ์ในอนาคตเท่านั้น สุดท้ายนี้ สำหรับผู้ที่ไม่ได้สร้างผลิตภัณฑ์เทคโนโลยีเพื่อหาเลี้ยงชีพ ฉันเชื่อว่าบันทึกย่อเหล่านี้หลายๆ ฉบับมีการนำไปใช้ในวงกว้างมากขึ้น และฉันหวังว่าคุณจะพบว่าเป็นกรณีเช่นกัน …

———————————————————————-

ภาพรวมโดยย่อของสิ่งที่เราได้กล่าวถึงใน “หมายเหตุเกี่ยวกับการจัดการผลิตภัณฑ์” จนถึงตอนนี้ –

———————————————————————-

สรุปสั้นๆ เกี่ยวกับ 2 ความผิดปกติของทีม

ใน โพสต์ ที่แล้ว ฉันได้แชร์ความผิดปกติที่พบบ่อยที่สุด 2 ประการของทีมผลิตภัณฑ์ –

(1) ไม่มีบริบทร่วมกัน ทุกคนในทีมผลิตภัณฑ์ได้รับค่าตอบแทนในการตัดสินใจ เป็นไปไม่ได้ที่จะตัดสินใจได้ดีเมื่อคุณไม่มีบริบท การทดสอบง่ายๆ – ทุกคนในทีมสามารถสื่อสารถึงคำชี้แจงปัญหา วิธีแก้ปัญหาที่เราต้องการ และจุดข้อมูลสำคัญที่ทำให้เรามั่นใจได้หรือไม่

(2) ขาดความไว้วางใจและความเอาใจใส่อย่างลึกซึ้ง หากคนในทีมไม่ไว้วางใจผู้อื่นในการตัดสินใจที่ถูกต้อง เรามักจะพบว่าตัวเองมีปัญหาคอขวดในการตัดสินใจ การทดสอบง่ายๆ – พันธมิตรด้านวิศวกรรม/การออกแบบ/ข้อมูล/การตลาดของคุณจะไว้วางใจให้คุณโทรออกในนามของพวกเขาหรือไม่? คุณจะทำเช่นเดียวกัน?

หลังจากวางโครงร่างเหล่านี้แล้ว ฉันได้แชร์เครื่องมืออันทรงพลัง 2 ชิ้นเพื่อจัดการกับความผิดปกติเหล่านี้ –

(1) เริ่มการทำงานร่วมกันด้วย Kick off ที่มีประสิทธิภาพ (โพสต์ก่อนหน้า)

(2) เรียกใช้ การประชุมอัพเดทรายสัปดาห์/รายปักษ์ที่มีประสิทธิภาพ (โพสต์นี้)

Kick Offs ช่วยให้เราเริ่มต้นทีม/โครงการริเริ่มด้วยแรงผลักดันเชิงบวก เนื่องจากช่วยให้มั่นใจว่าเราเริ่มต้นการทำงานร่วมกันด้วยบริบทที่ใช้ร่วมกันและความเข้าใจซึ่งกันและกัน ซึ่งเป็นรากฐานสำหรับความไว้วางใจ อย่างไรก็ตาม พลังของการเริ่มต้นครั้งยิ่งใหญ่นั้นไม่ได้คงอยู่ตลอดไป การประชุมทีมรายสัปดาห์หรือรายปักษ์ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้เราเดินหน้าต่อไปได้

มาเริ่มกันที่ 2 สิ่งให้พ้นทาง –

  • ใครเข้าร่วม? สำหรับ IC PM ส่วนใหญ่ การเชิญทุกคนที่อยู่ในทีมผลิตภัณฑ์จะเป็นประโยชน์ โดยทั่วไปจะรวมถึงคู่ค้าข้ามสายงาน PM ของคู่ค้า และไอซีทางวิศวกรรมทั้งหมด สำหรับ IC PM ระดับสูง (โดยทั่วไปคือ SPM หรือ PPM ที่ล่าช้า) ซึ่งเป็นผู้นำการริเริ่มที่เชื่อมโยงกันหลายรายการและทีม x-functional อาจเป็นไปไม่ได้ที่จะให้ IC วิศวกรรมทุกอันเกี่ยวข้องกับจังหวะรายสัปดาห์หรือรายปักษ์ ดังนั้นจึงอาจสมเหตุสมผลที่จะแบ่งการประชุมออกเป็นรายเดือนด้วย IC ทั้งหมด และรายสัปดาห์/รายปักษ์ด้วยลีด x-functional
  • บ่อยแค่ไหน? อาจเป็นรายเดือนหรือรายปักษ์หรือรายสัปดาห์ขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้เวลา/จังหวะการจัดส่งของทีมได้ดีเพียงใด ไม่มีคำตอบที่ “ถูกต้อง” หมายเหตุเกี่ยวกับความยาวที่คล้ายกัน – สามารถใช้งานได้ระหว่าง 30 นาที – 1 ชั่วโมง โดยส่วนตัวแล้วฉันพบว่า 45 ′เป็นจุดที่น่าสนใจ

ด้วยวิธีนั้น เรามาเริ่มกันที่องค์ประกอบของการประชุมประจำสัปดาห์ที่มีประสิทธิภาพกัน

องค์ประกอบ 4 ประการของการประชุมรายสัปดาห์ที่มีประสิทธิภาพ

ไม่มีข้อความแสดงแทนสำหรับภาพนี้

หลังจากหลายปีของการทดลองกับการประชุมรายสัปดาห์ สูตรของฉันสำหรับการประชุมรายสัปดาห์มี 4 องค์ประกอบ แน่นอนว่าเราทุกคนทำงานในบริบท วัฒนธรรม และรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน ดังนั้น ในขณะที่หลักการบางอย่างจะคงอยู่ ระยะของคุณกับกลยุทธ์เฉพาะจะแตกต่างกันไป:

(1) ชี้แจงจุดประสงค์ – เพื่อตัวเราเองและผู้อื่น

มาจากความผิดปกติ 2 ประการของทีม การประชุมรายปักษ์/สัปดาห์ที่มีประสิทธิภาพจะเน้นที่บริบทที่ใช้ร่วมกันเป็นหลัก และจัดการกับความไว้วางใจและการดูแลอย่างลึกซึ้งเป็นผลประโยชน์เสริม

เหตุผลก็คือความไว้วางใจนั้นเป็นสัตว์ร้ายที่ซับซ้อน และไม่ใช่สิ่งที่เราสามารถจัดการได้อย่างชัดเจนทุกครั้งที่มีการประชุม นี่คือเหตุผล:

  • คำจำกัดความที่ดีที่สุดที่ฉันเคยได้ยินเกี่ยวกับความไว้วางใจคือ: “ความไว้วางใจคือการเลือกที่จะทำสิ่งที่มีความสำคัญต่อคุณซึ่งเสี่ยงต่อการกระทำของคนอื่น”
  • เราเลือกที่จะไว้วางใจผู้อื่นเมื่อเรารู้และเข้าใจพวกเขา ความไว้วางใจนั้นหมายความว่าเรามีเจตนาดีทุกครั้งที่ทำ นั่นคือเหตุผลที่การใช้เวลาทำความรู้จักกับผู้คนในขณะที่แบ่งปันสิ่งที่คุณเป็นเป็นสิ่งสำคัญ เมื่อผู้คนเข้าใจเรา พวกเขาเริ่มไว้วางใจเรา – หรือเลือกที่จะทำสิ่งที่มีความสำคัญต่อเราซึ่งเสี่ยงต่อการกระทำของพวกเขา – และในทางกลับกัน นี่คือความช่วยเหลือในการเริ่มการแข่งขันและการแนะนำแบบ 1:1 ( ดูโพสต์ )
  • ความไว้วางใจที่สร้างขึ้นในตัวเราจะเพิ่มขึ้นเมื่อทีมเห็นความสม่ำเสมอเมื่อเวลาผ่านไป นี่คือบทบาทของการประชุมรายสัปดาห์ที่มีประสิทธิภาพ ความไว้วางใจจึงเป็นผลพลอยได้ของผลิตภัณฑ์ที่ดี

ไม่มีข้อความแสดงแทนสำหรับภาพนี้

(2) รักษาระเบียบวาระที่สม่ำเสมอซึ่งนำไปสู่จุดประสงค์นี้

นี่เป็นพื้นที่ที่ระยะทางของคุณอาจแตกต่างกันอย่างมาก ฉันมาชื่นชมคุณค่าของการสร้างวาระอย่างต่อเนื่องด้วยส่วนต่อไปนี้:

(a) [ไม่บังคับ] เริ่มต้นด้วยรูปแบบ kudos/recognition สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์เพราะช่วยเน้นงานของแต่ละคน ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้ทุกคนเข้าใจหลักเป้าหมาย/ชัยชนะที่สำคัญอย่างเป็นธรรมชาติ ข้อแม้เดียวที่นี่คือประสิทธิภาพของสิ่งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของทีม ใช้ไม่ได้กับวาระการประชุมเมื่อทีมมีขนาดเล็กเกินไปหรือใหญ่เกินไป ฉันไม่มีกฎเกณฑ์ง่ายๆ ว่าอะไรคือ “เล็กเกินไป” หรือ “ใหญ่เกินไป” ดังนั้นนี่จึงเป็นหนึ่งในสิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้หลังจากลองทำผ่านการประชุม 3-4 ครั้ง

(b) [จำเป็น] แบ่งปันบริบท/การอัปเดตจากผู้นำหรือองค์กรที่กว้างขึ้น: หากมีสิ่งใดที่ส่งผลกระทบต่อทีม – เช่น ลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ใหม่ การเปลี่ยนแปลงองค์กรจากทีมพันธมิตร การประชุมที่สำคัญ ฯลฯ – ใช้ เวลาแชร์สิ่งนี้กับทีมเพื่อให้ทุกคนมีบริบท หากส่งทางอีเมลก็ช่วยแชร์ให้ทางกลุ่มทราบล่วงหน้าเช่นกันในกรณีที่มีคำถาม

(c) [จำเป็น] ดำเนินการเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์หลักและ/หรือบทเรียน ที่ได้รับ นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุดของการประชุม ช่วยสร้างบริบทที่ใช้ร่วมกันและช่วยให้มั่นใจว่าเราทำงานได้ดี มีบางสิ่งที่ช่วยได้ที่นี่:

  • ดำเนินการเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์ที่สำคัญทุกรายการด้วยรายละเอียดที่เพียงพอ ซึ่งรวมถึงการให้บริบทของทีมเกี่ยวกับปัญหาที่เรากำลังแก้ไข การเดินผ่านการออกแบบและสมมติฐาน และการแบ่งปันผลลัพธ์ใดๆ ซึ่งจะช่วยให้ผู้อื่นเชื่อมต่อจุดต่างๆ และติดตามเมื่อมีคำถาม/ตัดการเชื่อมต่อ
  • แชร์ข้อมูลเชิงลึกจากการวิจัย/การโทรของลูกค้า/ข้อมูลผู้ใช้ ฯลฯ อีกครั้ง ช่วยให้ผู้คนเชื่อมโยงจุดต่างๆ
  • สุดท้ายนี้ ข้อมูลเชิงลึก/การอภิปรายจากการประชุมนี้ควรเข้าสู่การอัปเดตประจำสัปดาห์และ/หรือการอัปเดตสำหรับผู้บริหาร เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันในสิ่งที่กำลังสื่อสาร

(d) [จำเป็น] ทำความเข้าใจผลกระทบหรือการเปลี่ยนแปลงตัวชี้วัด/ผลลัพธ์ หลัก ผลิตภัณฑ์ที่เราจัดส่งให้บริการเพื่อสร้างผลกระทบเชิงบวกต่อผู้ใช้ ลูกค้า และธุรกิจ – เราวัดผลกระทบนี้ด้วยตัวชี้วัด/ผลลัพธ์หลัก ดังนั้นจึงจำเป็นที่เราจะใช้เวลาเป็นประจำทุกสัปดาห์เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับตัวชี้วัด/ผลลัพธ์ที่สำคัญ ในกรณีที่ทีมใหม่ที่ยังไม่ได้นำเมตริกเหล่านี้ไปใช้ ควรมีเวลาถึงโดยประมาณที่ชัดเจนว่าเมตริกเหล่านี้จะพร้อมเมื่อใด ในระหว่างนี้ เมตริกการทดสอบแต่ละรายการสามารถทำงานได้

(จ) [ไม่บังคับ] ปล่อยให้เวลาสำหรับ “หัวข้อพิเศษ” – อภิปรายเกี่ยวกับเอกสารสำคัญหรือการตัดสินใจ : นี่อาจไม่ใช่วาระสำคัญแต่จะเป็นประโยชน์ในการแยกแยะเวลาสำหรับการอ่านข้อมูลในการทดลองหลัก การเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์หรือการออกแบบ และ/ หรือการอัปเดตสู่ตลาด

(3) แสดงความเร่งด่วนด้วยการยืนขึ้นและอำนวยความสะดวกในการอภิปรายเป็นลายลักษณ์อักษร

“ด่วนโชว์เคส” พูดง่ายกว่าทำ 2 สิ่งที่ฉันอยากจะแนะนำ –

(ก) ยืนขึ้น (กล่าวคือ ทางกายภาพ): มีบางอย่างเกี่ยวกับการยืนขึ้นที่ช่วยให้เรามีความตั้งใจมากขึ้นเกี่ยวกับเวลาของเราและนำความรู้สึกเร่งด่วนมาสู่การประชุม

(b) อำนวยความสะดวกในการอภิปรายเป็นลายลักษณ์อักษร (แทนที่จะเป็น “รอบห้อง”) : เมื่อใดก็ตามที่คุณมีหัวข้อที่จะอภิปราย ให้เริ่มต้นการสนทนาเป็นลายลักษณ์อักษร

ไม่มีข้อความแสดงแทนสำหรับภาพนี้

การอภิปรายเป็นลายลักษณ์อักษรคืออะไร? มันเกี่ยวข้องกับการแชร์ข้อความแจ้งกับกลุ่มและให้ทุกคนแชร์มุมมองของตนบนสเปรดชีตที่แชร์ จากนั้น ให้คุณดูสเปรดชีตสด รวบรวมธีม และกระตุ้นการอภิปรายเกี่ยวกับธีมเหล่านั้น นี่คือ ตัวอย่างสเปรดชีต

การสนทนาเหล่านี้มี ประสิทธิภาพ มากกว่า (คุณมีการอภิปรายแบบเปิดในหัวข้อใน POV ของทุกคนและได้คำตอบที่ดีที่สุด) มีประสิทธิภาพ (คุณได้ยิน POV ทั้งหมดโดยไม่ต้องไปรอบๆ ห้อง) และมี ความเท่าเทียม (การอภิปรายเน้นที่แนวคิดเทียบกับใคร เต็มใจจะพูด)

(4) รวบรวมคำติชม/วนซ้ำ

ทุกๆ ไตรมาส อุทิศ 15′ ในการประชุมของคุณเพื่ออำนวยความสะดวกในการอภิปรายเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการประชุม ขอสิ่งที่พวกเขาชื่นชม 1 อย่างและ 1 สิ่งที่พวกเขาต้องการเปลี่ยนเกี่ยวกับการประชุม การขอ 1 อย่างเป็นการบังคับให้มีการจัดลำดับความสำคัญและธีมใดๆ ที่คุณสังเกตเห็นในความคิดเห็นจะมีคุณค่ามาก

ส่วนใหญ่ของการดำเนินการ “การประชุมที่มีประสิทธิภาพ” สำหรับกลุ่มใด ๆ คือการพัฒนาพวกเขาต่อไปเนื่องจากลักษณะงานและความสนิทสนมในทีมพัฒนาขึ้น การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งเดียวที่คงที่.

ที่มา: https://alearningaday.blog/2022/02/28/running-efficient-team-meetings-feat-write-discussions/

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น