บ่อยครั้งเมื่อองค์กรกำลังประสบกับความโกลาหล ผู้บริหารจะคิดกับตัวเองว่า “อ่า ฉันควรจะพูดคุยแบบตัวต่อตัวกับทีมเพื่อที่พวกเขาจะได้ได้ยินว่าเราจัดการเรื่องนี้อย่างไร” ในอีกด้านหนึ่ง ฉันมักจะได้ยินจากคนที่รู้สึกประหม่าเมื่อได้รับคำเชิญให้เข้าร่วมการประชุมเหล่านี้ว่า “CEO/CTO/CPO/ฯลฯ เพิ่งนัดพบกับฉันตัวต่อตัว! ฉันควรจะพูดกับพวกเขาเกี่ยวกับอะไร” ไม่มีแนวทางสากลสำหรับเรื่องนี้ แต่โดยปกติคุณสามารถจัดหมวดหมู่การประชุมเหล่านี้เป็นอนุกรมวิธานการประชุมเล็กๆ ได้ ดังนั้นต่อไปนี้คือข้อควรทราบบางประการเกี่ยวกับความหลากหลายแต่ละประเภทและคำแนะนำทั่วไปบางประการ
คำแนะนำทั่วไป
ก่อนที่จะสำรวจอนุกรมวิธานของผู้บริหารแบบตัวต่อตัว คำแนะนำระดับสูงบางประการ:
- หากคุณไม่แน่ใจว่าเกิดอะไรขึ้น ให้ผู้บริหารเป็นผู้นำ
- พยายามหาสาเหตุว่าทำไมมีการประชุมเกิดขึ้นก่อนที่คุณจะเข้าร่วมการประชุม การเตรียมตัวจะง่ายกว่ามาก ถ้าเข้าใจว่าทำไมมันถึงเกิดขึ้น
- รู้ว่าผู้บริหารมักจะมีระเบียบวาระการประชุม แต่บางครั้งไม่มีระเบียบวาระการประชุมเลย ในกรณีนี้ การเตรียมตัวล่วงหน้าจะช่วยได้มาก
- คุณ สามารถ โน้มน้าวจิตใจของพวกเขาได้ด้วยการถามคำถามที่ดีและแนะนำวิธีการที่เฉพาะเจาะจงโดยมีเหตุผลของคุณอยู่เบื้องหลัง
- ผู้บริหารที่ดีสามารถมีส่วนร่วมกับความคิด/ข้อกังวล/คำวิจารณ์ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าคุณจะใช้ถ้อยคำไม่สุภาพหรือแสดงความโกรธก็ตาม ที่กล่าวว่าผู้บริหารหลายคน ไม่ สามารถได้ยินปัญหาที่เกิดขึ้นด้วยความโกรธหรือหงุดหงิด แม้ว่าคุณจะมีเหตุผลที่ดีที่จะโกรธ แต่ก็มักจะบ่อนทำลายประเด็นของคุณหรือทำให้คุณจัดอยู่ในประเภท “ไม่สร้างสรรค์” มากกว่าที่จะส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก
- คำแนะนำในการนำเสนอต่อผู้บริหาร ก็มีผลบังคับใช้เช่นกัน
หาข้อเท็จจริง
การประชุมค้นหาข้อเท็จจริงคือเวลาที่ผู้บริหารพยายามเจาะลึกบางสิ่ง ซึ่งมักจะเป็นโอกาสใหญ่หรือพลาดครั้งใหญ่ และพวกเขาต้องการเข้าใจมุมมองของคุณ อาจมีความขัดแย้งที่สำคัญกับองค์กร อาจมีโครงการที่เลื่อนไปอีกสองเดือน อาจมีแหล่งที่มาของเหตุการณ์การผลิตที่เกิดซ้ำ ไม่ว่ามันจะเป็นอะไรก็ตาม ผู้บริหารได้ตัดสินใจที่จะทำมันให้ถึงที่สุด
ในการประชุมเหล่านี้ เป้าหมายที่ชัดเจนที่สุดของคุณคือการตอบคำถามที่คุณได้รับ คุณมีเป้าหมายที่ละเอียดอ่อนอีกสองเป้าหมายเช่นกัน อันดับแรก คุณควรพยายามแก้ไขแบบจำลองทางจิตหากมันทำให้พวกเขาหลงทาง ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจมองว่าทีมที่คุณทำงานด้วยมีประสิทธิภาพต่ำ โดยไม่ทราบว่าอีกทีมหนึ่งได้บล็อกความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอโดยเปลี่ยนสิ่งที่ส่งมอบไม่นานก่อนปล่อย
ประการที่สอง คุณควรหลีกเลี่ยงการแทรกตัวเองเข้าไปในปัญหาที่พวกเขาพยายามแก้ไขโดยไม่จำเป็น คุณอาจถูกขอให้ตัดสินกับเพื่อน เพื่อนร่วมงาน ปัญหาด้านเทคโนโลยีหรืออะไรก็ตาม และแบ่งปันความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมาของคุณ แต่อย่าสร้างความคิดเห็นเพื่อแบ่งปัน พยายามทำตัวให้ใจดีด้วย: กฎของฉันในสถานการณ์นี้คือสมมติว่าสิ่งที่ฉันพูดจะถูกแบ่งปันโดยไม่ตั้งใจกับบุคคลที่พูดถึง
ตรวจสอบความภักดี
การประชุมตรวจสอบความภักดีเป็นผู้บริหารที่ต้องการพบคุณเพื่อพิจารณาว่าคุณถูกซื้อให้กับโครงการริเริ่มเฉพาะหรือบางครั้งเพิ่งซื้อ มา โดยทั่วไปแล้วสิ่งเหล่านี้จะไม่เกิดขึ้นในบริษัทที่ดำเนินกิจการมาอย่างดี และฉันต้องการอยู่ในโลกที่ไม่มีการประชุมแบบนี้ แต่ฉันเคยสัมผัสและได้ยินเรื่องนี้บ่อยเกินไปที่จะเพิกเฉย
เป้าหมายของผู้บริหารในการประชุมครั้งนี้คือเพื่อป้องกันการแทรกแซงเป้าหมายปัจจุบัน เป้าหมายของคุณในการประชุมครั้งนี้คือการทำความเข้าใจแผนงานของพวกเขา และเพื่อหลีกเลี่ยงการเป็นอุปสรรค เมื่อถึงเวลาที่ผู้บริหารเข้าสู่โหมดการตรวจสอบความภักดี แผนของพวกเขาก็อยู่ในระหว่างปฏิบัติการอย่างเต็มความสามารถ ดังนั้นจึงไม่ค่อยมีประโยชน์ที่จะผลักดันความคิดริเริ่มนี้กลับคืนมา ให้พยายามเข้าใจมุมมองของพวกเขา และอย่าลังเลที่จะแนะนำความแตกต่างเล็กน้อยว่าพวกเขาเข้าใกล้เป้าหมายอย่างไร
หากจู่ๆ คุณพบว่าตัวเองเป็นหนึ่งในสิ่งเหล่านี้และไม่แน่ใจว่าต้องทำอย่างไร ให้ถามคำถามปลายเปิดและสร้างสรรค์จนกว่าคุณจะหมดเวลา
พบปะและทักทาย
การประชุม Meet and Greet เป็นการประชุมที่สร้างความสัมพันธ์โดยไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน หากคุณสะดวกใจกับการประชุมทางธุรกรรม การประชุมนี้จะรู้สึกแปลกมากเพราะไม่มีเป้าหมายในการทำธุรกรรม ให้ผู้บริหารเป็นผู้ควบคุมเซสชั่น และหลีกเลี่ยงสิ่งล่อใจที่จะนำพาไปสู่เป้าหมายที่เป็นรูปธรรมมากขึ้น ก่อนหน้านี้ในอาชีพการงานของฉัน ฉันพบว่าการประชุมเหล่านี้ค่อนข้างไม่เป็นธรรมชาติ แต่ฉันก็รู้สึกขอบคุณพวกเขามากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป: มันยากกว่ามากที่จะติดอยู่ กับสามเหลี่ยมของละคร เมื่อคุณรู้ว่าคนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในฐานะมนุษย์มากกว่าต้นแบบทางธุรกิจ
หากคุณกังวลเกี่ยวกับการประชุมประเภทนี้ ให้เตรียมคำถามทั่วไปจำนวนมากเกินสมควรแล้วถามออกไป ผู้บริหารพยายามทำความรู้จักกับคุณ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะถามคำถามปลายเปิดเกี่ยวกับอาชีพ ครอบครัว งานอดิเรก หรืออะไรก็ตามที่คุณสนใจ
การให้คำปรึกษา
บางครั้งคุณจะพบว่าตัวเองได้รับมอบหมายให้เป็นที่ปรึกษาของผู้บริหาร คุณอาจสับสนว่าจะเกิดอะไรขึ้นในระหว่างการให้คำปรึกษา ที่น่าอึดอัดกว่าคือ ในหลายกรณี ผู้บริหารที่คุณได้รับมอบหมายจะได้รับคำสั่งให้ “จัดช่วงการให้คำปรึกษา” และไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับเซสชันดังกล่าว ผู้บริหารบางคนก็พร้อมจะตอบคำถามดีๆ ด้วยเช่นกัน แต่คุณจะรู้ได้อย่างเดียวว่าคุณกำลังมุ่งหน้าไปที่ใดหลังจากที่คุณปรากฏตัว
เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เซสชั่นกลายเป็นการพบปะและทักทาย ให้เตรียมประเด็นสำคัญและคำถามมาด้วย ในเกือบทุกกรณี คนที่ได้ประโยชน์มากมายจากพี่เลี้ยงที่ไม่ใช่พี่เลี้ยงจะขยันในการเตรียมและดึงคุณค่านั้นจากพวกเขา การพึ่งพาพี่เลี้ยงของคุณเพื่อจัดโครงสร้างความสัมพันธ์มักจะจบลงด้วยความสัมพันธ์ที่อยู่เฉยๆ หลังจากการประชุมหนึ่งถึงสามครั้ง
วิธีที่ดีที่สุดในการพัฒนาพื้นที่โฟกัสคือการใช้เวลาสองสามนาทีศึกษาภูมิหลังของที่ปรึกษาของคุณ ระบุพื้นที่ที่คุณต้องการบรรลุสิ่งที่พวกเขาทำไปแล้ว และพัฒนาคำถามที่เจาะลึกลงไปในนั้น คุณได้รับบทบาทความเป็นผู้นำตามหน้าที่เป็นครั้งแรกได้อย่างไร คุณต้องการทำอะไรก่อนที่จะจัดการผู้จัดการเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับบทบาทนั้น ฉันควรใช้เวลาพัฒนาเป็นพี่เลี้ยงเพื่อก้าวสู่ตำแหน่งวิศวกรพนักงานหรือไม่? และอื่นๆ.
การประชุมข้ามระดับ
ภายใต้ประทุน การประชุมข้ามระดับคือการค้นหาข้อเท็จจริง พบปะและทักทาย หรือเซสชั่นการให้คำปรึกษา หากคุณไม่เคยพบผู้บริหารมาก่อน ก็เกือบจะเป็นการพบปะพูดคุย มิฉะนั้น คุณอาจไม่รู้ว่าเป็นช่วงค้นหาข้อเท็จจริงหรือให้คำปรึกษาจนกว่าจะเริ่มต้น เตรียมความพร้อมสำหรับช่วงการให้คำปรึกษา และบันทึกบันทึกสำหรับเซสชันถัดไปหากกลายเป็นเซสชันค้นหาข้อเท็จจริง
และด้วยเหตุนี้ ขอให้โชคดีกับผู้บริหารคนต่อไปของคุณแบบตัวต่อตัว
